La oficina también es estrategia

Por qué diseñar un espacio de trabajo debería comenzar mucho antes de elegir materiales, mobiliario o metros cuadrados.

Toda organización tiene una estrategia de trabajo, incluso cuando nunca la definió formalmente.

Esa estrategia puede verse en sus reuniones, en la forma en que se toman decisiones, en cómo circula la información, en las relaciones entre los equipos y en las dinámicas que se construyen todos los días.

Pero también puede leerse en algo mucho más concreto: su espacio físico.

La distribución de una oficina nos habla de qué comportamientos se priorizan. Nos muestra si una empresa favorece el encuentro o el aislamiento, si sostiene estructuras jerárquicas, si protege la concentración, si facilita el intercambio de conocimiento y si les permite a las personas elegir cómo desarrollar las distintas actividades que forman parte de su jornada.

Por eso, el espacio corporativo no es solamente el lugar donde ocurre el trabajo. Es una expresión física de cómo una organización piensa, se relaciona y funciona.

Y, al mismo tiempo, es el entorno en el que muchas personas pasan una parte enorme de sus días.

Por eso importa tanto.

El trabajo cambió. Las oficinas también deberían hacerlo.

Durante mucho tiempo, las oficinas se diseñaron principalmente desde una lógica de ocupación: cantidad de personas, jerarquías, puestos de trabajo y metros cuadrados disponibles.

Pero hoy el trabajo es mucho más complejo que sentarse frente a un escritorio.

Durante una misma jornada podemos necesitar concentrarnos profundamente, tener una conversación confidencial, participar de una videollamada, trabajar en equipo, resolver algo de manera informal con un compañero, aprender, crear, descansar cognitivamente o simplemente encontrar un momento de menor estimulación.

El problema no es que una oficina abierta sea buena o mala. Tampoco que una oficina cerrada lo sea.

El problema aparece cuando un único tipo de espacio pretende responder a todas las formas de trabajar.

Una empresa puede decir que valora la colaboración, pero mantener a sus equipos separados y sin espacios donde encontrarse. Puede hablar de innovación, pero ofrecer entornos rígidos, homogéneos y sin posibilidad de elección.

Puede decir que el bienestar de las personas es una prioridad y, al mismo tiempo, exponerlas durante horas a ruido constante, mala iluminación, falta de privacidad, exceso de estímulos o ausencia de espacios donde recuperar la atención.

En esos casos existe una contradicción entre lo que la organización declara y lo que su espacio comunica.

La arquitectura no crea por sí sola una cultura. Pero puede hacerla visible, acompañarla o dificultarla todos los días.

Diseñar una oficina es diseñar relaciones

En The Theatre of Work, Clive Wilkinson plantea el espacio laboral como un escenario de actividad humana: un lugar donde ocurren intercambios, aprendizajes, movimientos y formas de pertenencia.

Esta mirada permite entender que el diseño de una oficina no consiste únicamente en ubicar funciones dentro de una planta.

También organiza relaciones.

Decide qué equipos se cruzan, qué conversaciones pueden ocurrir espontáneamente, quiénes quedan aislados, dónde se comparte el conocimiento, dónde podemos retirarnos y qué actividades interfieren entre sí.

Una escalera puede ser solamente una circulación o convertirse en un punto de encuentro. Una cafetería puede ser un servicio o un espacio donde se construyen vínculos entre áreas que normalmente no trabajan juntas. Una sala cerrada puede proteger una conversación importante. Un sector abierto mal resuelto puede transformar cada intercambio en una interrupción.

Cada decisión espacial facilita determinadas acciones y vuelve más difíciles otras.

Lo que aprendí siendo parte de Loffice

Loffice fue uno de los espacios que más transformó mi manera de entender la arquitectura corporativa.

Diseñarlo y luego participar en su operación me dio algo que pocas veces tenemos los arquitectos: la posibilidad de quedarme después de terminar el proyecto.

Pude observar qué ocurría cuando el espacio dejaba de ser un plano, un render o una intención de diseño y empezaba a ser utilizado todos los días por personas reales.

Vi cómo las personas elegían determinados lugares y evitaban otros. Cómo modificaban usos que nosotros habíamos imaginado de otra manera. Qué recorridos producían encuentros, qué lugares facilitaban la concentración, dónde aparecían conversaciones espontáneas y qué decisiones aparentemente pequeñas terminaban generando fricciones.

El espacio se convirtió en una especie de mapa del comportamiento humano.

Y entendí algo que hoy parece evidente, pero que cambió profundamente mi manera de diseñar: el usuario siempre termina completando el proyecto.

Una oficina no puede comprenderse únicamente desde una planta, un organigrama o una cantidad de puestos.

Necesita comprenderse desde lo que las personas realmente hacen.

Más adelante, los proyectos corporativos que desarrollamos desde AIME&CO me permitieron contrastar estas observaciones en organizaciones con culturas, estructuras y necesidades completamente diferentes.

Y la neuroarquitectura me dio un marco desde el cual comprender muchos fenómenos que hasta entonces había observado de manera intuitiva.

Loffice fue el punto de partida. Los proyectos fueron el laboratorio. Y la investigación me permitió empezar a conectar esas experiencias dentro de una mirada cada vez más integral sobre los espacios de trabajo.

El espacio como infraestructura invisible

Cuando una oficina funciona bien, muchas veces no lo notamos. Simplemente encontramos un lugar adecuado para concentrarnos.

Podemos conversar sin molestar a los demás. Entendemos intuitivamente cómo movernos. Tenemos acceso a luz natural. Encontramos a las personas que necesitamos. Podemos cambiar de entorno cuando cambia nuestra actividad.

Y tenemos la posibilidad de retirarnos cuando necesitamos privacidad o menor estimulación.

Cuando el espacio funciona mal, en cambio, se convierte en una demanda adicional.

Hay que buscar constantemente una sala disponible. Bloquear conversaciones cercanas. Trasladarse innecesariamente. Improvisar reuniones. Trabajar con auriculares durante horas para intentar aislarse.

O adaptarse permanentemente a condiciones que no acompañan la tarea.

Son pequeñas fricciones, pero se repiten durante toda la jornada.

Y lo que se repite todos los días termina importando.

Porque el espacio puede acompañar nuestra atención, nuestra energía y nuestra interacción con otros, o puede exigirnos un esfuerzo adicional para poder hacer exactamente lo mismo.

Un entorno que obliga constantemente a adaptarse también consume recursos.

Antes de diseñar el espacio, hay que comprender el trabajo

Por eso, un proyecto corporativo no debería comenzar eligiendo materiales ni buscando imágenes de referencia.

Debería comenzar haciendo preguntas.

¿Cómo se toman las decisiones? ¿Qué equipos necesitan estar conectados? ¿Qué tareas requieren mayor concentración? ¿Qué conversaciones necesitan privacidad? ¿Dónde se pierde tiempo? ¿Qué dinámicas generan fricción? ¿Qué comportamientos quiere fortalecer la organización? ¿Qué experiencia quiere ofrecer a sus colaboradores? ¿Y qué necesitan las personas para poder desarrollar su trabajo de una manera saludable y sostenible?

Porque comprender el trabajo implica algo más que analizar organigramas, cantidad de puestos o flujos entre departamentos.

Significa entender qué hacen realmente las personas durante su jornada: cuándo necesitan concentrarse, cuándo necesitan encontrarse, qué actividades generan mayor carga cognitiva, qué estímulos interfieren con su atención, qué conversaciones requieren privacidad, dónde aparecen las pausas y qué condiciones les permiten sentirse cómodas, orientadas y con cierto control sobre su entorno.

Con el tiempo entendí que ahí se cruzan dos escalas que durante años tratamos por separado: la estrategia de la organización y la experiencia de la persona.

La arquitectura corporativa ocurre justamente en ese punto de encuentro.

Porque detrás de cada tarea, cada indicador y cada objetivo empresarial hay personas intentando sostener su atención, resolver problemas, relacionarse con otros, gestionar emociones, tomar decisiones y atravesar jornadas que muchas veces ocupan una parte importante de sus vidas.

Una estrategia solamente puede convertirse en cultura cuando puede ser vivida.

Y el espacio es uno de los lugares donde esa cultura se experimenta todos los días.

Diseñar para el bienestar no es diseñar comodidad

Cuando hablamos de bienestar en los espacios de trabajo, muchas veces se lo reduce a incorporar plantas, sumar una sala de descanso o elegir mobiliario ergonómico.

Pero diseñar para el bienestar implica algo bastante más profundo.

Implica pensar qué condiciones ambientales acompañan al cuerpo y a la mente durante horas de permanencia.

La calidad de la luz, el ruido, la temperatura, la posibilidad de movimiento, la conexión con elementos naturales, la densidad, la privacidad, la orientación espacial, los estímulos visuales y la posibilidad de elegir entre diferentes entornos forman parte de la experiencia cotidiana de una persona.

Ninguna de estas variables actúa de manera aislada.

Y ninguna decisión arquitectónica puede garantizar por sí sola la salud o el bienestar de alguien.

Pero el entorno puede acompañar o dificultar la regulación, el descanso cognitivo, la concentración, el confort físico y nuestra relación con los demás.

Cuando pensamos que una persona puede pasar ocho horas por día, cinco días por semana, durante años dentro de un espacio de trabajo, esas condiciones dejan de ser detalles.

Se convierten en parte de su experiencia de vida.

Por eso creo que diseñar espacios de trabajo saludables no debería entenderse como un beneficio adicional.

Debería ser una responsabilidad básica del diseño.

El espacio físico también forma parte de la estrategia empresarial

Repensar una oficina no es solamente una decisión estética ni una acción de Recursos Humanos.

Es una decisión sobre cómo quiere funcionar una organización.

El espacio puede facilitar la comunicación, reducir fricciones, fortalecer la identidad, favorecer encuentros, proteger momentos de concentración y ofrecer mejores condiciones para desarrollar el trabajo.

También puede convertirse en un obstáculo silencioso que las personas deben superar todos los días.

Por eso, antes de preguntar cuánto cuesta transformar una oficina, también deberíamos preguntarnos:

¿Cuál es el costo de trabajar diariamente en un espacio que no acompaña a la organización ni a las personas que la conforman?

La estrategia de una empresa no vive únicamente en sus documentos, sus indicadores, sus objetivos o sus discursos.

También vive en sus recorridos. En sus distancias. En sus encuentros. En los lugares donde se conversa. En aquellos donde podemos concentrarnos.

Y en los espacios que la organización decide ofrecer para hacer posible el trabajo.

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Por qué desde AIME&CO elegimos trabajar sobre estos espacios

En AIME&CO creemos profundamente en el poder transformador de la arquitectura.

No porque pensemos que un espacio puede resolver por sí solo los desafíos de una empresa o garantizar el bienestar de una persona, sino porque sabemos que el entorno construido forma parte de nuestra experiencia cotidiana y puede generar condiciones que acompañen una mejor manera de vivir y trabajar.

Las oficinas nos interesan especialmente por una razón muy simple: son espacios donde las personas pasan una enorme cantidad de su tiempo.

Y si vamos a habitar un lugar tantas horas de nuestras vidas, creemos que vale la pena preguntarnos qué efecto tiene ese espacio sobre nosotros.

Queremos diseñar entornos donde trabajar no implique adaptarse constantemente al espacio, sino donde el espacio pueda adaptarse mejor a las personas, a sus actividades y a las diferentes necesidades que aparecen a lo largo del día.

Espacios que permitan encontrarse, pero también retirarse. Concentrarse, pero también descansar. Crear, conversar, aprender, moverse y elegir.

Por eso nuestra mirada sobre la arquitectura corporativa parte de una convicción: poner a las personas en el centro no está separado de pensar estratégicamente una empresa. Es parte de hacerlo.

Porque las organizaciones están hechas de personas.

Y cuidar las condiciones en las que esas personas trabajan también es una manera de cuidar la organización.

Tal vez por eso hoy, cuando comenzamos un proyecto corporativo, nuestra primera pregunta ya no es cómo debería verse esa oficina.

La pregunta es otra: ¿Qué necesita ocurrir aquí para que esta organización y las personas que la conforman puedan funcionar mejor?

El diseño viene después.

Porque cuando comprendemos el trabajo, la cultura y a las personas, el espacio deja de ser simplemente un contenedor.

Se convierte en una herramienta capaz de transformar la manera en que trabajamos, nos relacionamos y habitamos nuestros días.